Mỗi lần nói đến ngân sách cho PPE, tôi gần như đoán được phản ứng đầu tiên của nhiều chủ doanh nghiệp: “Khoản này tốn lắm không?”

Thật ra, nếu nhìn PPE như một khoản chi bắt buộc phải cắt giảm, thì lúc nào cũng thấy tốn. Nhưng nếu nhìn nó như một phần của quản lý rủi ro, câu chuyện lại khác.

Vấn đề không nằm ở việc chi bao nhiêu, mà là chi như thế nào cho hợp lý.

Đừng tính theo kiểu “mua cho đủ”

Có doanh nghiệp phát đồng loạt một loại giày, một loại găng tay cho tất cả vị trí. Làm vậy dễ quản lý, nhưng thường không tối ưu.

Có bộ phận chỉ cần găng tay mỏng chống bẩn, nhưng lại được cấp loại chống cắt cao cấp. Ngược lại, có vị trí rủi ro cao lại dùng loại cơ bản cho tiết kiệm. Kết quả là chỗ thì lãng phí, chỗ thì tiềm ẩn nguy cơ.

Muốn tính chi phí đúng, phải bắt đầu từ đánh giá rủi ro từng vị trí công việc. Cần gì trang bị nấy, không thiếu – nhưng cũng không thừa.

So sánh giá mua và “giá phải trả”

Một đôi giày bảo hộ rẻ hơn vài trăm nghìn nghe có vẻ hấp dẫn. Nhưng nếu đế nhanh mòn, mũi thép biến dạng hoặc gây đau chân khiến nhân viên không muốn mang, thì chi phí thay thế và gián đoạn công việc còn cao hơn.

Chưa kể, nếu xảy ra tai nạn, chi phí y tế, bồi thường, gián đoạn sản xuất… có thể lớn hơn rất nhiều so với khoản chênh lệch ban đầu.

Tôi từng chứng kiến doanh nghiệp phải dừng dây chuyền chỉ vì một sự cố có thể tránh được bằng một thiết bị đạt chuẩn hơn. Khi đó, không ai còn nhắc đến chuyện “tiết kiệm lúc mua”.

PPE dùng một lần hay tái sử dụng?

Đây là bài toán quen thuộc.

• Dùng một lần: chi phí nhỏ mỗi lần, nhưng cộng dồn theo tháng có thể khá lớn.

• Tái sử dụng: đầu tư ban đầu cao hơn, nhưng nếu quản lý tốt sẽ tiết kiệm về lâu dài.

Không có công thức chung cho mọi doanh nghiệp. Môi trường sản xuất, yêu cầu vệ sinh, tần suất sử dụng… tất cả đều ảnh hưởng đến quyết định.

Nhiều nơi tôi tư vấn chọn giải pháp kết hợp: những hạng mục có rủi ro cao và sử dụng thường xuyên thì đầu tư loại bền, tái sử dụng. Những công việc ngắn hạn hoặc yêu cầu sạch nghiêm ngặt thì dùng loại một lần.

Đừng quên chi phí “vô hình”

Ngoài tiền mua thiết bị, còn có chi phí đào tạo, kiểm tra, bảo quản và thay thế định kỳ. Nếu không tính những khoản này từ đầu, ngân sách sẽ dễ bị đội lên bất ngờ.

Ngược lại, khi có kế hoạch rõ ràng – bao lâu kiểm tra, khi nào thay, ai chịu trách nhiệm – chi phí sẽ ổn định và dễ kiểm soát hơn nhiều.

Tiết kiệm không đồng nghĩa với cắt giảm

Tiết kiệm trong PPE không phải là mua loại rẻ nhất. Đó là chọn đúng loại cho đúng nhu cầu, thương lượng tốt với nhà cung cấp, mua theo kế hoạch thay vì mua gấp khi thiếu.

Và quan trọng nhất: xây dựng ý thức sử dụng và bảo quản tốt. Một đôi giày dùng được 12 tháng thay vì 8 tháng đã là một khoản tiết kiệm đáng kể.

Cuối cùng, chi phí PPE nên được nhìn như một khoản đầu tư cho sự ổn định của doanh nghiệp. Khi người lao động cảm thấy được bảo vệ đúng mức, họ làm việc yên tâm hơn. Và sự yên tâm đó, nếu tính ra tiền, đôi khi còn đáng giá hơn nhiều so với con số trên hóa đơn mua hàng.